Zmiany na rynku pracy i rosnąca konkurencja o specjalistów sprawiają, że wiele firm szuka sposobów na zatrzymanie pracowników. Jednym z narzędzi, które ma im w tym pomóc, jest umowa lojalnościowa, potocznie nazywana „lojalka”. W określonych warunkach może ona pełnić ważną rolę, pod warunkiem że jej zapisy są przemyślane i uczciwe wobec obu stron. Co więcej – dobrze napisana lojalka nie musi być tylko formą zabezpieczenia. Może też wspierać budowanie wzajemnego zaufania i stanowić fundament trwałej współpracy.
Czym jest umowa lojalnościowa?
To porozumienie zawierane między pracodawcą a pracownikiem, które najczęściej odnosi się do zakazu konkurencji. Jego głównym celem jest ochrona interesów firmy – przed ujawnieniem poufnych danych, odejściem pracownika do bezpośredniej konkurencji czy też przeniesieniem zespołu do innego miejsca pracy. W praktyce lojalka może obejmować także inne zobowiązania – na przykład konieczność zwrotu kosztów szkolenia, jeżeli pracownik zdecyduje się na wcześniejsze odejście z firmy.
Niektóre organizacje decydują się również na mniej formalne porozumienia – tzw. miękkie lojalki – które nie mają skutków prawnych, ale pełnią funkcję deklaracji wzajemnego zobowiązania i intencji pozostania we współpracy na dłużej.
Kiedy warto stosować umowy lojalnościowe?
Najczęściej lojalka pojawia się wtedy, gdy pracodawca decyduje się na istotne inwestycje w rozwój zatrudnionej osoby – mowa tu o finansowaniu specjalistycznych kursów, certyfikacji, studiów czy szkoleń językowych. W takich przypadkach umowa ma na celu zabezpieczenie kosztów poniesionych na rzecz pracownika, który może stać się atrakcyjny dla konkurencyjnych firm.
Rozwiązanie to jest szczególnie popularne w branżach takich jak IT, marketing, prawo czy medycyna, gdzie wiedza i doświadczenie pracowników stanowią strategiczny zasób. Bywa również standardem tam, gdzie koszt przygotowania pracownika do samodzielnego działania przekracza kilkanaście tysięcy złotych – a więc w firmach, dla których rotacja kadrowa może oznaczać realne straty.
Dla wielu pracowników, którzy zdobywają nowe kompetencje dzięki szkoleniom finansowanym przez firmę, pokusa zmiany miejsca zatrudnienia pod wpływem ciekawych ofert pracy staje się realna. Lojalka pomaga ten proces kontrolować, zapewniając firmie czas na zwrot z inwestycji i minimalizując ryzyko szybkiej rotacji.
Warto jednak pamiętać, że nie w każdej organizacji lojalka będzie potrzebna. W niektórych przypadkach wystarczająco skuteczne są zapisy zawarte w samej umowie o pracę i regulacjach wewnętrznych.
Jakie muszą być spełnione warunki takiej umowy?
Aby umowa lojalnościowa była skuteczna i legalna, musi być przede wszystkim sporządzona na piśmie. To konieczność, jeśli strony chcą, by dokument miał moc wiążącą. Powinna ona także zawierać jasno sformułowane warunki – między innymi to, przez jaki czas obowiązuje zakaz konkurencji, jakiego zakresu działalności dotyczy, a także czy przewiduje wynagrodzenie za lojalność, szczególnie w przypadku, gdy ograniczenia obowiązują już po zakończeniu stosunku pracy.
Jednym z częstszych błędów popełnianych przy sporządzaniu takich umów jest nieprecyzyjne określenie, czym właściwie jest „działalność konkurencyjna”. Brak tej definicji prowadzi do sytuacji, w których każda ze stron interpretuje zapisy po swojemu. Pracownik może nie być świadomy, że wykonując z pozoru niezależne zadanie, narusza warunki umowy. Pracodawca z kolei może mieć trudność z udowodnieniem, że doszło do złamania zobowiązań. Zgodność z Kodeksem pracy jest tu absolutną podstawą – żaden zapis umowy nie może być dla pracownika mniej korzystny niż ten wynikający z przepisów prawa.
Co skutkuje niedotrzymaniem umowy?
Złamanie postanowień lojalki może prowadzić do różnych konsekwencji – w zależności od tego, co dokładnie zapisano w dokumencie. W praktyce najczęściej chodzi o sytuacje, w których pracownik podejmuje współpracę z konkurencyjną firmą mimo obowiązującego zakazu, rezygnuje z pracy przed upływem terminu ustalonego w umowie lub ujawnia informacje poufne.
Skutkiem może być obowiązek zwrotu kosztów szkolenia, zapłata kary umownej, a nawet odpowiedzialność cywilna za poniesione przez pracodawcę straty. Warto jednak zaznaczyć, że to na firmie ciąży obowiązek udowodnienia, że takie straty rzeczywiście miały miejsce. Nie można domagać się odszkodowania za potencjalne korzyści, które zostały utracone – jedynie za rzeczywisty, wykazany uszczerbek.
Są również sytuacje, w których lojalka może zostać unieważniona – na przykład wtedy, gdy nie przewiduje żadnego wynagrodzenia za okres obowiązywania zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Taki zapis jest niezgodny z prawem i nie może być skutecznie egzekwowany.
Umowa lojalnościowa w praktyce – o czym warto pamiętać?
Taka umowa lojalnościowa może pełnić istotną rolę w relacjach między firmą a pracownikiem – zwłaszcza wtedy, gdy obie strony jasno rozumieją jej znaczenie i zakres. Dobrze przygotowana lojalka to dokument, który może chronić interesy pracodawcy i jednocześnie być fair wobec pracownika, dając mu przejrzyste warunki współpracy oraz poczucie bezpieczeństwa.
To nie jest narzędzie zarezerwowane wyłącznie dla wielkich korporacji – coraz częściej korzystają z niego także mniejsze firmy, które wiedzą, że pracownicy są ich najcenniejszym zasobem. Z kolei osoby zatrudnione, zanim podpiszą dokument, powinny upewnić się, że jego zapisy są zgodne z prawem, logiczne i – co ważne – możliwe do zrealizowania. Choć formalnie lojalka dotyczy przepisów i zobowiązań, jej skuteczność w dużej mierze zależy od wzajemnego szacunku i uczciwości w relacji zawodowej. Bo zaufanie – niezależnie od treści umowy – zawsze działa w obie strony.